Hoje trazemos dicas para videochamadas de sucesso.
Se está a trabalhar em casa dada a conjuntura atual e precisa de fazer as reuniões com clientes, parceiros ou a equipa da sua empresa através de videochamadas utilizando ferramentas como o Zoom, Google Hangouts Meet, GoToMeeting ou Skype as nossas dicas são para si!
As videochamadas remotas são cruciais num momento em que não nos é permitido colaborar pessoalmente, mas as ferramentas digitais têm suas próprias características, particularidades e desafios.
Felizmente, existem muitas dicas e truques para ajudar a navegar pelas videoconferências, mas nem todas são intuitivas. Para salvá-lo dos erros do “bate-papo” por vídeo e alinhar a sua equipa às práticas recomendadas, vamos partilhar 12 vantagens e desvantagens da etiqueta de videochamada bem-sucedida.
Vamos começar?
1. Teste sua câmara e microfone com antecedência.
Isso é especialmente importante se estiver a usar uma nova ferramenta de software ou a fazer login num novo computador. Quando começa a usar o software de videoconferência, é comum encontrar uma série de pop-ups solicitando que autorize, ative isso e assim por diante.
Se não tiver feito isso com antecedência, todas as pessoas estão à sua espera para se configurar. Economize a todos o tempo (e evite o constrangimento) fazendo isso com antecedência.
2. Escolha um local com boa iluminação.
A iluminação é essencial para as videochamadas, portanto, lembre-se da maneira como a luz atinge o seu espaço de trabalho. Idealmente, deverá estar perto da luz natural, mas sem a luz bater diretamente sobre si. Se isso não for possível no local onde faz a maior parte do seu trabalho, considere atribuir outro espaço na sua casa (como a mesa da sala de jantar ou uma bancada) para ser a sua área de videochamada.
O meu truque é avaliar a iluminação antes da reunião começar fazendo um teste de câmara uns minutos antes da videochamada começar para ter algum tempo de adaptar ou corrigir alguma coisa: acender uma lâmpada, fechar uma cortina, mudar de espaço.
3. Apresente-se antes de começar a falar.
A menos que esteja familiarizado com todas as pessoas presentes na reunião, apresente-se no início da ligação. Isso ajuda a colocar rostos nos nomes e facilitar a ligação remota das pessoas.
Caso esteja numa teleconferência sem vídeo, ou com muitos participantes, é importante apresentar-se com mais frequência. Nem todas as pessoas o irão reconhecer apenas com sua voz; portanto, pode ser útil dizer algo como: “Sou a Susete Lourenço e acho que em relação a esse ponto…”
Imagem: Mulher com auscultadores. Fonte: pixabay.com
4. Vista-se adequadamente (da cintura para cima, pelo menos!).
Sim, uma das vantagens de trabalhar remotamente é que tecnicamente não precisa trocar a calça do pijama por outra calça. Mas, se estiver em videochamada, os seus colegas ou clientes poderão vê-lo pelo menos da cintura para cima.
Vista-se profissionalmente para manter o profissionalismo que todos esperam de si. Faça logo pela manhã, mesmo que não tenha ligações agendadas porque nunca sabe quando será solicitado a entrar numa chamada.
5. Silencie a si mesmo ou minimize o ruído de fundo.
É um bom hábito silenciar-se sempre que não estiver falando, para que os outros participantes não precisem de ouvir nenhum ruído de fundo no seu espaço. O ruído de fundo pode incluir o som do seu filho a gritar o seu nome na sala ao lado, uma sirene tocando na rua ou qualquer outra distração.
Se falar esporadicamente, familiarize-se com o botão muto e use-o sempre que outra pessoa esteja a falar.
Se precisar de conversar durante a maior parte da chamada elimine todos os ruídos de fundo (que controla) antes que a chamada comece.
6. Avise as pessoas à sua volta que estará numa videochamada.
Se trabalha no mesmo espaço que outras pessoas, informe-as de que está prestes a participar numa videochamada, de forma a evitar situações da vida particular e que podem ser constrangedoras ou criem distração à reunião.
7. Não inicie uma videochamada espontânea sem aviso prévio.
Surpreender alguém com uma videochamada sem pré-aviso não é muito conveniente e pode ser considerado até um pouco ofensivo. Se precisar mesmo de falar, envie uma mensagem rápida, um e-mail ou faça uma chamada telefónica e só se tiver uma aprovação é que deve ligar o vídeo.
8. Não se atrase.
Este deve ser óbvio, mas não se atrase! Algumas pessoas consideram as videochamadas menos oficiais, mas não há razão para isso.
Trate uma videochamada com a mesma seriedade que faria numa reunião presencial e apareça na hora.
9. Não confie na linguagem corporal para expressar a sua opinião.
Para todas as pessoas que usam mais a linguagem corporal, em reuniões presenciais tenham atenção ao facto que esses movimentos poderem ser perturbadores numa videochamada. Tente manter os movimentos no mínimo sempre que possível.
Se por exemplo, apontar para um gráfico atrás de si, explique verbalmente para qual gráfico está a apontar. Ajuda a manter a comunicação clara e focada.
10. Não interrompa quando alguém estiver a falar.
É tão valido nas reuniões presenciais quanto nas reuniões virtuais. Além da falta de respeito e confusão habitual, numa videochamada, pode criar estática ou causar distorção no áudio.
Se acidentalmente interromper alguém, corrija o mais rápido quanto possível e dê a palavra à pessoa.
Imagem: Computador e Telemóvel. Fonte: pixabay.com
11. Não faça multitarefas em segundo plano.
As chamadas de videoconferências (como todas as reuniões) não são o momento de acompanhar os emails, consultar as redes sociais, ler os jornais do dia ou realizar qualquer outro trabalho que não seja relevante para a reunião que está a participar. Pode ser mais difícil manter o foco durante uma sessão virtual, mas é importante a sua participação.
Se não estiver com o áudio desligado, todos poderão ouvi-lo a teclar em segundo plano. Poderão também verificar a diferença entre o rosto de alguém que está a olhar para o écran ou quando está a ler um email ou num navegador da internet.
Dê a sua atenção à reunião que está à sua frente e faça as outras coisas assim que terminar.
Imagem: Câmara. Fonte: pixabay.com
12. Não se esqueça de desligar quando terminar.
Por fim, certifique-se de encerrar corretamente a aplicação ou desligar a câmara e o microfone quando terminar. A maioria das plataformas fecha tudo assim que o organizador da reunião fecha a janela, mas verifique sempre e feche a sua janela.
Verifique se a luz da câmara da sua webcam ainda está acesa. Se a luz indicadora ainda estiver a brilhar, é porque a sua câmara ainda está ligada e você deve verificar se saiu da chamada corretamente.
Dicas para videochamadas de sucesso
Esperamos que estas dicas sejam úteis e consiga ter reuniões mais eficazes e produtivas, sem esquecer que tal como organiza a sua agenda de reuniões presenciais para dias produtivos, deve fazer o mesmo com as videochamadas, e evitar que estas lhe roubem a energia do dia.
Se achou este artigo interessante partilhe com os seus colegas e amigos. Boas Reuniões!
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