Quer trabalhe num escritório de uma empresa ou trabalhe a partir de casa, a palavra de ordem para a produtividade é organização!
Quando o seu ambiente de trabalho está desorganizado, com papéis ou objetos fora do sítio, por exemplo, são muitas as fontes de distração que não ajudam a manter a concentração nem conduzem à produtividade.
A importância de organizar a secretária
Sabia que, segundo uma pesquisa feita por Robert Half, nos Estados Unidos, 32% dos 300 diretores de Recursos Humanos entrevistados questionam a eficácia de um funcionário que mantém a mesa ou o espaço de trabalho desorganizados?
Hoje em dia este já é um fator que contribui para a boa imagem de qualquer colaborador e diz muito sobre a sua forma de trabalhar e a sua produtividade.
O colaborador que deixa restos de comida na sua secretária, objetos que nada têm a ver com o espaço ou as tarefas que desenvolve, ou ainda um monte de documentos espalhados, além de não transmitir uma boa imagem de si mesmo, pode facilmente carregar o ambiente de trabalho e comprometer ou prejudicar o trabalho dos restantes colegas.
Depois disto, quer saber como pode manter o seu ambiente de trabalho sempre organizado?
Descubra as dicas que temos para partilhar consigo e acabe com a desorganização no local de trabalho!
6 Dicas para manter o seu espaço de trabalho sempre organizado
Depois de falarmos da importância de manter o ambiente de trabalho sempre organizado, chegou a altura de otimizar o seu espaço e potenciar a sua produtividade!
Siga as nossas dicas:
1) Elimine o que não é necessário
Pratique o desapego e guarde apenas os objetos de que realmente precisa!
Elimine todos os objetos que ocupam espaço e não são bons para a funcionalidade do seu ambiente de trabalho.
Não se esqueça dos objetos que já não funcionam ou estão partidos, como, por exemplo, canetas, furadores, agrafadores ou até mesmo impressoras.
2) Organize os cabos elétricos
Quando organizamos os cabos dos carregadores, ratos, impressoras, etc., além de melhorarmos muito a aparência do nosso espaço de trabalho e o deixarmos mais agradável, também o tornamos mais seguro. Com cabos elétricos desorganizados e espalhados pelo chão podemos facilmente tropeçar e cair.
Precisa de ajuda para pôr em prática esta dica? Veja aqui o nosso artigo “Fios visíveis e emaranhados – Quem não tem?”
3) Organize os seus papéis
O arquivo dos papéis, normalmente é a tarefa mais complicada de realizar nos espaços de trabalho, mas nós podemos ajudar!
Comece por eliminar todos os documentos que já não têm utilidade. Se os papéis tiverem informação confidencial, não os coloque no lixo! Destrua-os numa máquina trituradora de papel.
De seguida, organize os papéis que precisa de manter, criando uma classificação que seja lógica e funcional para si ou de acordo com a política da empresa.
Repita estas tarefas regulamente e não acumule pilhas de papéis para arquivar.
Desta forma vai conseguir ganhar mais tempo para o que realmente é importante e o processo deixa de ser cansativo e frustrante.
Além disso, quando acumula muitos documentos para arquivar, a quantidade de informação é muita e dificulta o processo de organização, comprometendo o resultado final.
4) Recorra a produtos organizadores ou acessórios de organização
Utilizar acessórios de organização é uma ótima ideia para manter cada coisa no seu devido lugar, evitando confusões. Existem soluções no mercado com bons preços e algumas servem até como elementos decorativos.
Pode encontrar acessórios para organizar os materiais em cima da secretária ou nas gavetas, arquivos, pastas ou até blocos de gavetas para ter mais espaço para organizar os seus objetos e documentos.
5) Use armários e gavetas para evitar a desorganização
Os itens que não são usados com muita frequência devem ser mantidos num armário ou em gavetas, enquanto que os que são de uso corrente devem estar mais acessíveis.
Desta forma, vai conseguir evitar que a sua secretária fique cheia de objetos e itens que não têm utilidade imediata, ganhando mais espaço para trabalhar.
6) Arrume a sua secretária no final do dia
Crie o compromisso de não abandonar o local de trabalho ao final do dia sem organizar o seu espaço!
É normal que, durante o dia, a sua mesa fique desarrumada e cheia de papéis, mas, no final do dia, é muito importante que tire 5 minutos do seu tempo para a organizar.
Além da arrumação geral que faz ao seu espaço, vai conseguir perceber mais facilmente quais as tarefas que “despachou” nesse dia e o que vai ter de fazer no dia seguinte. Aproveite para identificar as tarefas por onde vai começar no dia seguinte e estabeleça prioridades.
Vai ver também que na manhã seguinte vai ser muito mais agradável começar a trabalhar, graças à sua mesa de trabalho organizada e ao ambiente de trabalho mais acolhedor.
Com estas 6 dicas vai ser muito mais simples manter o seu espaço de trabalho sempre organizado e desenvolver as suas tarefas de uma forma mais eficaz.
Lembre-se que manter o seu ambiente de trabalho organizado contribui muito para a sua produtividade e para a sua boa imagem no escritório!
Boas organizações e Bom trabalho!
Imagens by: Pexels, stephen-clarke.com, kudtkoekiewet.nl, ros.biz
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